Должностная инструкция секретаря-референта
________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование общества) председатель совета директоров
_______________________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
«___»_________ 199__ г.
«__»_______ 199__ г.
No. ________________
секретарю-референту
председателя совета директоров
1. НЕСПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории экспертов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Главными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется конкретно директору предприятия.
1.4. В собственной деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законами РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных работах предприятия;
— распоряжениями (указаниями) управления предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. На пост секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним стажем работы и специальным образованием не меньше 1 года либо без стажа, но при условии прохождения обучения на направлениях секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт обязан обладать вопросами:
— возможностей развития предприятия, его денежно-хозяйственной деятельности;
— организации работы с документами, составления документации;
— организации управленческого труда;
— использование средств вычислительной и организационной техники;
— перевода служебной документации на зарубежный язык коммерческого партнера;
— служебной этики и культуры труда;
— охраны труда, техники противопожарной защиты и безопасности.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. контроль и Методическое руководство за организацией делопроизводства в филиалах предприятия и структурных подразделениях.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание управления.
2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (при отсутствия инспектора по персоналу).
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт обязан:
3.1. Подготавливать нужных документов, снабжать денежно-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Снабжать прием, учет, регистрацию, контроль выполнения документов, информационно-хранение и справочное обслуживание документной информации.
3.3. Осуществлять контроль уровень качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, воображаемых на подпись управлению предприятия.
3.4. Осуществлять контроль поручений руководства и исполнения документов, принимать своевременные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, доведения и принятия решения их до ярких исполнителей.
Проводить анализ докладов и справок, предоставляемых управлению, давать по ним компетентные заключения.
3.6. Осуществлять своевременную сообщение со сторонними организациями (как коммерческими, так и национальными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
3.7. Вести прием визитёров.
3.8. Делать работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
— оформление распоряжений по личному составу;
— оформление личных карточек формы Т-2 либо личных дел;
— оформление трудовых книжек;
— ведение и оформление трудовых контрактов (контрактов);
— оформление командировочных документов;
— оформление страниц нетрудоспособности;
— ведение табеля учета рабочего времени;
— выдача справок о зарплате и трудовом стаже.
3.9. Снабжать исполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Применять ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение либо на уничтожение.
3.12. Делать отдельные поручения управления по профилю денежно-хозяйственной деятельности предприятия.
4. ПРАВА
Секретарь-референт в праве:
4.1. Запрашивать от функциональных работ нужные материалы, и объяснения о обстоятельствах поручений выполнения руководства и задержки заданий.
4.2. Разглядывать документы и направлять их на выполнение специалистам и руководителям предприятия.
4.3. Потребовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их оформления и составления (ГОСТ 6.38-90), интернациональных правил оформления документов (ISO).
4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках собственной компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение управления предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию методов и форм управленческого труда на базе применения электронной техники.
4.6. Потребовать от управления создания обычных условий для исполнения служебных сохранности и обязанностей всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Трудиться с документами, имеющих гриф «КТ» либо «Тайно».
4.8. Принимать решения в пределах собственной компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми работами (сотрудниками) предприятия по вопросам представления исполнения и проверки документов нужной информацим управлению.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт отвечает за :
5.1. Уровень качества документов, предоставляемых на подпись управлению предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к ведению и регистрации документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Тайно» либо «КТ».
5.4. Нечеткое и несвоевременное исполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
председатель совета директоров
________________ __________________________
(подпись) (Фамилия, и.о.)
Юрисконсульт
________________ __________________________
(подпись) (Фамилия, и.о.)
«__»_________ 199_ г.
