Должностная инструкция секретаря-референта

Должностная инструкция секретаря-референта

________________________                       УТВЕРЖДАЮ

(наименование общества)                        председатель совета директоров

                                               _______________________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

                                               «___»_________ 199__ г.

«__»_______ 199__ г.

No. ________________

секретарю-референту

председателя совета директоров

1. НЕСПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории экспертов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Главными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется конкретно директору предприятия.

1.4. В собственной деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законами РФ;

— Уставом предприятия;

— Положением о функциональных работах предприятия;

— распоряжениями (указаниями) управления предприятия;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. На пост секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним стажем работы и специальным образованием не меньше 1 года либо без стажа, но при условии прохождения обучения на направлениях секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт обязан обладать вопросами:

— возможностей развития предприятия, его денежно-хозяйственной деятельности;

— организации работы с документами, составления документации;

— организации управленческого труда;

— использование средств вычислительной и организационной техники;

— перевода служебной документации на зарубежный язык коммерческого партнера;

— служебной этики и культуры труда;

— охраны труда, техники противопожарной защиты и безопасности.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. контроль и Методическое руководство за организацией делопроизводства в филиалах предприятия и структурных подразделениях.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание управления.

2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (при отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт обязан:

3.1. Подготавливать нужных документов, снабжать денежно-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Снабжать прием, учет, регистрацию, контроль выполнения документов, информационно-хранение и справочное обслуживание документной информации.

3.3. Осуществлять контроль уровень качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, воображаемых на подпись управлению предприятия.

3.4. Осуществлять контроль поручений руководства и исполнения документов, принимать своевременные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, доведения и принятия решения их до ярких исполнителей.

Проводить анализ докладов и справок, предоставляемых управлению, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять своевременную сообщение со сторонними организациями (как коммерческими, так и национальными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

3.7. Вести прием визитёров.

3.8. Делать работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

— оформление распоряжений по личному составу;

— оформление личных карточек формы Т-2 либо личных дел;

— оформление трудовых книжек;

— ведение и оформление трудовых контрактов (контрактов);

— оформление командировочных документов;

— оформление страниц нетрудоспособности;

— ведение табеля учета рабочего времени;

— выдача справок о зарплате и трудовом стаже.

3.9. Снабжать исполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Применять ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение либо на уничтожение.

3.12. Делать отдельные поручения управления по профилю денежно-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВА

Секретарь-референт в праве:

4.1. Запрашивать от функциональных работ нужные материалы, и объяснения о обстоятельствах поручений выполнения руководства и задержки заданий.

4.2. Разглядывать документы и направлять их на выполнение специалистам и руководителям предприятия.

4.3. Потребовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их оформления и составления (ГОСТ 6.38-90), интернациональных правил оформления документов (ISO).

4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках собственной компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение управления предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию методов и форм управленческого труда на базе применения электронной техники.

4.6. Потребовать от управления создания обычных условий для исполнения служебных сохранности и обязанностей всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Трудиться с документами, имеющих гриф «КТ» либо «Тайно».

4.8. Принимать решения в пределах собственной компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми работами (сотрудниками) предприятия по вопросам представления исполнения и проверки документов нужной информацим управлению.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт отвечает за :

5.1. Уровень качества документов, предоставляемых на подпись управлению предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к ведению и регистрации документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Тайно» либо «КТ».

5.4. Нечеткое и несвоевременное исполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

     председатель совета директоров

                          ________________  __________________________

                              (подпись)          (Фамилия, и.о.)

     Юрисконсульт

                          ________________  __________________________

                              (подпись)          (Фамилия, и.о.)

«__»_________ 199_ г.

Что Обязан Мочь Секретарь


Вы прочитали статью, но не прочитали журнал…

Читайте также: